Informationspflichten zur Verarbeitung von Daten bei der IHK-Wahl 2026

Nachfolgend finden Sie die Informationspflichten der IHK Würzburg-Schweinfurt nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der IHK-Wahl 2026 (wahlberechtigte Mitgliedsunternehmen, Bewerber/Bewerberinnen, Kandidaten für die IHK-Vollversammlung und/oder IHK-Gremialausschuss, Mitglieder in IHK-Wahlgremien) nach Art. 13 DS-GVO (Direkterhebung) und Art. 14 DS-GVO (Erhebung über Dritte):

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der IHK-Wahl 2026. Hierbei handelt es sich um die Wahl der Mitglieder der IHK-Vollversammlung und um die Wahl der Mitglieder für die fünf IHK-Gremialausschüsse. Die IHK Würzburg-Schweinfurt verarbeitet Ihre Daten, wenn Sie zu einer der folgenden Kategorien von Personen gehören:

Wahlberechtigtes Mitgliedsunternehmen (IHK-zugehöriges Unternehmen einschließlich Wahlausübungsberechtigten)
Bewerber/Bewerberinnen, Kandidaten für die IHK-Vollversammlung und/oder für einen Gremialausschuss
Bevollmächtigte i. S. v. § 4 Abs. 1 Wahlordnung (WahlO)
Externe, die Mitglied oder stellvertretendes Mitglied im Wahlausschuss oder Mitglied im Ausschuss zur Überprüfung der Sitzverteilung sind

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer Würzburg-Schweinfurt
Hausanschrift: Mainaustraße 33-35, 97082 Würzburg
Postanschrift: Postfach 58 40, 97064 Würzburg
Telefon: +49 931 4194-0
E-Mail: info@wuerzburg.ihk.de

3. Name und Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

IHK Würzburg-Schweinfurt, Mainaustraße 33-35, 97082 Würzburg
Telefon: +49 931 4194-348
E-Mail: datenschutzbeauftragter@wuerzburg.ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zwecke:

Vorbereitung und Durchführung der IHK-Wahl 2026 für die IHK-Vollversammlung und für die fünf IHK-Gremialausschüsse

Rechtsgrundlagen:

Vorbereitung (z. B. „Datencheck" zur Prüfung des Wirtschaftszweigschwergewichts im Vorgriff auf die Aufstellung der Wählerlisten) / Durchführung der Wahlen zur IHK-Vollversammlung (§ 5 IHKG; WahlO) und zu den Gremialausschüssen (Art. 11 der Satzung der IHK Würzburg-Schweinfurt; WahlO (insbesondere §§ 26, 27 WahlO)
Wahlvorschläge für die Vollversammlung und/oder einen Gremialausschuss (§§ 12, 26 WahlO) (Frist zur Einreichung der Wahlvorschläge vom 02.07.2026 bis 30.07.2026)
Kandidaten für die Vollversammlung und/oder einen Gremialausschuss
- a. Datenverarbeitung: § 5 Abs. 2, 3, 4 IHKG, WahlO – insbesondere §§ 11, 4, 9, 19, 21, 24 und/oder einen Gremialausschuss (§ 10 der Satzung der IHK Würzburg-Schweinfurt, 25, 26 WahlO i.V.m. § 4, 9, 11, 19, 21, 24 WahlO)
- b. Nach Beschluss des Wahlausschusses zudem folgende Daten (§ 11 Abs. 5 Satz 6 WahlO):
  - Veröffentlichung eines Fotos des/der Kandidaten/in: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO
  - Branche, Kontaktdaten, operative KG bei wählbarer Funktion in Verwaltungs-GmbH
IHK-zugehöriges Unternehmen
- a. Wahlberechtigte: Jedes IHK-zugehörige Unternehmen, § 5 Abs. 1, 3, 4 IHKG, § 3 WahlO
- b. Wählerliste, § 5 IHKG, § 10 WahlO
- c. Wahlunterlagen, § 14 WahlO
- d. Ausübung des Stimmrechts bei der elektronischen Wahl (§ 15 bis 18 WahlO) bzw. bei der Briefwahl (§ 19 WahlO)
Bekanntmachungen, § 25 i.V.m. §§ 11, 12, 14, 18, 22, 24 und 26 WahlO.

5. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Die IHK Würzburg-Schweinfurt verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen inklusive ihrer Wahlausübungsberechtigten
Daten der Wahlvorschläge und Kandidaten für die IHK-Vollversammlung und/oder für einen Gremialausschuss
Bevollmächtigte i. S. v. § 4 Abs. 1 WahlO
Daten Externer / Ehrenamt – Mitglieder des Ausschusses zur Überprüfung der Sitzverteilung oder des Wahlausschusses oder der stellvertretenden Mitglieder des Wahlausschusses

6. Quelle der Daten

IHK-zugehörige Unternehmen:
IHKs bekommen in der Regel bei IHK-zugehörigen Unternehmen die Daten der Gewerbemeldung von der für den Betriebssitz zuständigen Gemeinde. Die Übermittlungsbefugnis der Gewerbeämter ergibt sich aus § 14 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 der Gewerbeordnung (GewO). Ferner erhalten IHKs Finanzamtsdaten zu einer gewerbesteuerlichen Tätigkeit von den Finanzbehörden. Die Übermittlungsbefugnis der Finanzbehörden ergibt sich aus § 31 Abgabenordnung (AO).
Daten der Wahlvorschläge bzw. Kandidaten:
Diese Daten erhält die IHK entweder direkt von den Wahlvorschlägen bzw. Kandidaten für die IHK-Vollversammlung und/oder für einen IHK-Gremialausschuss oder auf schriftlichen Vorschlag eines wahlberechtigten IHK-Zugehörigen; §§ 12 Abs. 1 und 2, 26 WahlO.
Bevollmächtigte des Unternehmens oder der Kandidaten:
Diese Daten erhält die IHK direkt von dem Unternehmen, den Kandidaten oder dem Bevollmächtigten.

Ehrenamt – Mitglieder in einem Wahlgremium

Externe können in folgenden Funktionen bei der Durchführung der Wahl mitwirken:

Ausschuss zur Überprüfung der Sitzverteilung:
Die Berufung der Mitglieder erfolgt durch die IHK-Vollversammlung, § 8 WahlO.
Wahlausschuss:
Wahl der drei Mitglieder und der drei Stellvertreter durch die Vollversammlung, § 9 Abs. 1 WahlO.

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

I. Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen

a. Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrages über Auftragsverarbeitung (Generalunternehmer IHK-Wahl 2026 und Subunternehmer, Druck- und Versanddienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister, Medienagentur u. a.)
b. Mitglieder des IHK-Wahlausschusses
c. Wählerlisten – Liste der Wahlberechtigten

Einsichtsrecht:

Datenkranz: Name (Familien- und Vorname), Firma, Anschrift, Wahlgruppe, Wahlbezirk, Identnummer und Wirtschaftszweig von Wahlberechtigten aus deren jeweiliger Wahlgruppe bzw. bei Gremialausschüssen aus der jeweiligen Wahlgruppe/Wahlbezirk (§ 10 Abs. 1, 2, 4 WahlO)
Einsichtsberechtigt (§ 10 Abs. 2 WahlO):
- Dies sind die Wahlberechtigten oder ihre Bevollmächtigten.
- Die Einsichtnahme beschränkt sich hierbei auf die jeweilige Wahlgruppe und den Wahlbezirk und
- ist begrenzt auf die Zeit der Einsichtnahme.

Zwecke:

Überprüfung der eigenen Eintragung und der Zuordnung zu einer Wahlgruppe im Vorgriff auf einen Antrag oder Einspruch gegen die Zuordnung zu einer Wahlgruppe;
Information über Unternehmen der eigenen Wahlgruppe im Vorgriff auf eine mögliche Kandidatur;
Überprüfung der Richtigkeit der Wählerliste.

II. Daten der Kandidaten für die Wahl zur IHK-Vollversammlung und zu den IHK-Gremialausschüssen

Datenkranz:

Pflichtangaben für Stimmzettel und Internet (§ 12 Abs. 2, § 26 Abs. 1 WahlO): Familienname, Vorname und Geburtsdatum (veröffentlicht wird nur das Geburtsjahr, § 12 Abs. 5 WahlO), Funktion im Unternehmen, Bezeichnung und Anschrift des IHK-zugehörigen Unternehmens (veröffentlicht wird nur der Ort).

Freiwillige Angaben auf Stimmzettel und im Internet sind nach Beschluss des Wahlausschusses:

Foto* des Kandidaten, Namenszusätze, soweit allgemein im Personalausweis aufgeführt, Geschäftsbezeichnung

*Kandidaten zur Vollversammlung und zu den Gremialausschüssen werden mit Bild (freiwillig) veröffentlicht im Internet auf der Website der IHK Würzburg-Schweinfurt www.wuerzburg.ihk.de sowie in der IHK-Zeitschrift „Wirtschaft in Mainfranken".

Freiwillige Angabe auf Erklärung zur Kandidatur:

Telefonnummern, E-Mail-Adresse

Bekanntmachung und Veröffentlichung des Wahlergebnisses der Kandidaten für die Wahl zur IHK-Vollversammlung nach § 25 i.V.m. §§ 12 Abs. 5 (Familienname, Vorname, Geburtsjahr, Funktion im Unternehmen, Bezeichnung des IHK-zugehörigen Unternehmens und dessen Ort, Geschäftsbezeichnung, Foto des Kandidaten) und 6, 14 und 22 WahlO im Internet auf der Website der IHK Würzburg-Schweinfurt www.wuerzburg.ihk.de bzw. zu den Gremialausschüssen nach der WahlO (insbes. §§ 26, 27 WahlO), in der IHK-Zeitschrift „Wirtschaft in Mainfranken".

III. Mitglieder des Ausschusses zur Überprüfung der Sitzverteilung und des Wahlausschusses und stellvertretenden Mitglieder des Wahlausschusses

Bekanntgabe in den Beschlussvorlagen zur und in den Sitzungen des Präsidiums und der Vollversammlung, in der die Mitglieder der beiden Ausschüsse berufen bzw. gewählt werden, §§ 8, 9 WahlO sowie Bekanntmachung im Internet, § 25 Abs. 1 WahlO.

8. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt.

9. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

I. IHK-zugehörigen Unternehmen

a. IHK-Wahl

Alle Wahlunterlagen sind mindestens ein Jahr, gerechnet ab Ablauf der Einspruchsfrist, aufzubewahren. Anschließend werden Wahlscheine, Stimmzettel, Umschläge, Wählerlisten vernichtet oder gelöscht. Die übrigen Wahlunterlagen werden, sofern nichts anderes bestimmt ist, bis zum Ende der übernächsten Wahlperiode aufbewahrt. Bezogen auf die IHK-Wahl werden die Daten nach Ablauf der Wahl und der Einspruchsfrist gelöscht, § 25 Abs. 2 WahlO.

b. Wählerliste

Personen, die Einsicht in die Wählerliste nehmen und sich hieraus Notizen machen, werden verpflichtet, diese Notizen spätestens nach Ablauf der Wahlfrist (27.10.2026 / 16:00 Uhr) zu löschen, sofern nicht Aufbewahrungsgründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO bestehen.

II. Kandidaten / Mitglieder der Vollversammlung bzw. der Gremialausschüsse, Mitglieder des Ausschusses zur Überprüfung der Sitzverteilung und des Wahlausschusses

Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten werden unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Ansonsten erfolgt eine Löschung, sofern der Zweck für die Verarbeitung nicht mehr besteht.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling

Die IHK Würzburg-Schweinfurt setzt keine Tools ein, die eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ermöglichen.

11. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DS-GVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DS-GVO).

Ausnahmen – Wahlspezifische Regelungen

1. Wählerliste (§ 10 WahlO) – Rechte von IHK-zugehörigen Unternehmen

Hier bestehen nicht:

a. Recht auf Auskunft

nach Art. 15 Abs. 1 lit. c) DSGVO (Auskunft über die Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern) i.V.m. § 5 Abs. 3 IHKG, § 10 Abs. 8 Satz 1 WahlO
für den Zeitraum, in dem die Frist zur Einsichtnahme in die Wählerliste läuft, das Recht auf Erhalt einer Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Dieses wird während dieses Zeitraums dadurch erfüllt, dass eine betroffene Person Einblick in die Wählerlisten nehmen kann, Art. 15 Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 5 Abs. 3 IHKG, § 10 Abs. 8 Satz 3 WahlO.

b. Die Mitteilungspflicht nach Art. 19 S. 2 DSGVO (gegenüber Empfängern von personenbezogenen Daten, wenn diese nachträglich, berichtigt, gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt worden sind) i.V.m. § 5 Abs. 3 IHKG, § 10 Abs. 8 Nr. 2 WahlO

c. Das Recht auf Widerspruch gegen die Aufnahme in die Wählerliste, Art. 21 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 10 Abs. 8 Satz 3 WahlO

2. Kandidatenliste – Rechte von Kandidaten

Kein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO i.V.m. § 12 Abs. 7 WahlO in Bezug auf die in der Kandidatenliste enthaltenen personenbezogenen Daten

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Würzburg-Schweinfurt, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den behördlichen Datenschutzbeauftragten.

Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: +49 89 212672-0
Fax: +49 89 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

12. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Würzburg-Schweinfurt durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.